Las facturas de proveedores y contratistas deben ser presentadas en el formulario original y deben contar con los siguientes requisitos para su aceptación:

• Denominación que corresponda según el tipo de documento, en este caso, Factura.
• El nombre o razón social del proveedor o contratista a quien se le otorgó la orden de compra o contrato.
• Dirección del proveedor o contratista.
• Número de Registro Único de Contribuyente (RUC) y el Dígito Verificador (DV). Este requisito aplica únicamente a proveedores y contratistas locales.
• Número y fecha de la factura. La numeración de la factura debe ser consecutiva y única.
• Número de la orden de compra o contrato que corresponda a la factura. La factura debe hacer referencia a una sola orden de compra.
• Descripción del bien o servicio objeto de la orden de compra o contrato.
• Cantidad, precio e importe total de los bienes vendidos ó importe total de los servicios prestados.
• En el margen inferior del formulario, debe aparecer la siguiente información pre-impresa: nombre de la empresa impresora, su respectivo número de RUC, la fecha de impresión y descripción del tiraje realizado, incluyendo la numeración inicial y final. Este requisito aplica únicamente a proveedores y contratistas locales.

El incumplimiento de cualquiera de los requisitos listados será motivo de rechazo de la factura.

Para proveedores o contratistas domiciliados en la República de Panamá la factura debe venir acompañada de los certificados de paz y salvo nacional y de la Caja de Seguro Social vigentes al momento de presentar la factura. Se exceptúan de este requisito las facturas para órdenes de compras que no superan los B/.500.00.

Exención de Impuestos

En virtud del Artículo 43 de la Ley Orgánica de la Autoridad del Canal de Panamá, todos los bienes objeto de un contrato, consignados a la Autoridad e identificados en el contrato como tal, al igual que todos los servicios prestados a la Autoridad están exentos del pago de todo tributo, impuesto, derecho, tasa, cargo o contribución de carácter nacional o municipal.

Actualizado: 10-Feb-2012

Aplicable solo a personas naturales o jurídicas que residen en la República de Panamá.

1. Requisitos que deben cumplir los certificados de paz y salvo (Nacional y de la Caja de Seguro Social) presentados junto la factura del proveedor o contratista:

• El nombre del interesado, persona natural o jurídica, descrito en los certificados de paz y salvo deberá coincidir con el nombre descrito tanto en el membrete de la factura como en la orden de compra o contrato.
• El número de Registro Único de Contribuyente (RUC) y Dígito Verificador (DV) de los certificados de Paz y Salvo debe coincidir con el RUC y DV descrito en el membrete de la factura.

2. Procedimiento para la presentación de los certificados de paz y salvo

• El contratista deberá presentar un original y copia de ambos certificados de paz y salvos junto con la factura. Los certificados deben estar vigentes al momento de presentar su factura.
• Los certificados originales se devolverán al cotejarse con las copias.

La Autoridad efectuará los pagos treinta (30) días calendarios después de la presentación de la factura junto con los documentos exigidos y la entrega de los bienes o servicios objetos del contrato u orden de compra.

El cálculo de los 30 días comenzará al día siguiente de la última de estas fechas:

1. Fecha en la cual la oficina designada en la orden de compra o contrato como “Facturar A” recibe la factura junto con los certificados de paz y salvos y cualquier otro documento exigido por la Autoridad.
2. Fecha en la cual la oficina designada en la orden de compra o contrato como “Enviar A” recibe los bienes o servicios objeto de la orden de compra o contrato.
3. Fecha en la cual la oficina designada en la orden de compra o contrato como “Enviar A” acepta los bienes o servicios objeto de la orden de compra o contrato, cuando dicha orden de compra o contrato incluye una cláusula de inspección y aceptación.

El plazo de treinta (30) días se reduce si el proveedor o contratista ofrece a la Autoridad un descuento por pronto pago.

Ejemplos del cálculo de la fecha de pago:

Primer ejemplo: Los bienes fueron los últimos en recibirse.

Segundo ejemplo:La factura y demás documentos fueron los últimos en recibirse.

Retrasos en el pago imputables a la Autoridad

De ocurrir un retraso en el pago imputable a la Autoridad, se pagarán automáticamente intereses calculados sobre la base de la tasa LIBOR a tres (3) meses vigente al inicio de cada trimestre.

La Autoridad podrá aceptar la solicitud de un contratista de ceder todos los pagos futuros que le corresponden por razón de la ejecución de un contrato a favor de una institución financiera o del Estado. El contrato de cesión de pagos debe cumplir con los siguientes requisitos:

1. Debe ser por la totalidad de la orden de compra o contrato. No se aceptará la cesión de facturas individuales.
2. Debe cederse a una sola institución financiera.
3. Debe venir acompañado de los siguientes documentos:
   • Carta solicitando la cesión de pagos dirigida al Oficial de Contrataciones y firmada por el representante autorizado del cedente.
   • Autorización de la Junta Directiva del cedente para efectuar la cesión.
   • Certificados del Registro Público ( o equivalente en caso de compañías extranjeras) del cedente y cesionario.
   • Autorización de la compañía aseguradora o entidad garante del contrato.
   • Copia de las cédulas de identidad personal del representante legal o persona autorizada para firmar por el cesionario y el cedente.  En caso de que estas personas no sean residentes, copia de otro documento de identificación personal aceptable a las partes.
   • Certificados de paz y salvo nacional y de la Caja de Seguro Social vigentes, para cedentes y cesionarios domiciliados en la República de Panamá.

El contrato de cesión de pagos deberá contener la siguiente información:

1. Hacer referencia al número de orden de compra o contrato cuyos pagos están siendo cedidos a un tercero.
2. Incluir una declaración de que la cesión de pago es por la totalidad de los pagos a emitirse bajo la orden de compra o contrato.
3. Que ambas partes del contrato de cesión (cedente y cesionario) liberan a la Autoridad de toda responsabilidad que emane de la ejecución de la cesión.

Aceptada la cesión de pagos por la Autoridad, el contratista o el interesado deberá anotar en las facturas presentadas para pago el siguiente texto:

“ Factura corresponde a un contrato con cesión de pagos”

La Autoridad efectuará los pagos treinta (30) días calendarios después de la presentación de la factura junto con los documentos exigidos y la entrega de los bienes o servicios objetos del contrato u orden de compra.

A fin de reducir el plazo de treinta días para el pago, la Autoridad acepta el ofrecimiento de descuentos. Los descuentos podrán ser aceptados y tomados siempre que estos sean económicamente beneficiosos para la Autoridad.

Un descuento por pronto pago puede ser ofrecido antes, durante y después de la presentación de una factura. Igualmente, el descuento puede ser ofrecido para una factura o para todas las facturas que presente el contratista a la Autoridad. Para ello, el contratista deberá enviar, vía fax, una carta membreteada ofreciendo el descuento. Ver ejemplo de la nota.

Calculo de la fecha de pago con descuento:

El cálculo de la fecha de pago con descuento tomará en consideración los siguientes criterios:

1. La última de las fechas establecidas por la Autoridad para el pago. Ver Términos de pago.
2. El término de descuento ofrecido.

Ejemplos del cálculo de la fecha de pago con descuento:

Término de descuento ofrecido: 2% en 15 días, neto 30.

Primer ejemplo: Los bienes fueron los últimos en recibirse.

Segundo ejemplo: La factura fue lo último en recibirse.

Importante: La aceptación de un descuento no exime al contratista de cumplir con los requisitos de la factura y con lo estipulado en los términos de pago.

Para mayor información, favor contactar la Sección de Cuentas por Cobrar y Pagar, División de Contabilidad, en los teléfonos 272-7300, 272-7306 ó 272-7716.